「うちは人数が少ないから、まだそこまで必要ない」「社員がパソコンに慣れていないから、今は無理」。デジタル化の話をすると、こう言われることがよくあります。
気持ちは分かります。でも現場を見てきた立場から言うと、小さい会社ほど、早くやるほうが楽で安い取り組みが3つあります。この記事ではその3つと、後回しにすると何が起きるかを説明します。
「まだ早い」が損になる理由
デジタル化を後回しにすると、コストは下がらず、むしろ増えます。
- 紙とExcelは、放っておくと増える。 顧客台帳・売上表・見積のひな形。人が増えるほど、担当者ごとのファイルが増えて、あとで1つにまとめる手間が膨らみます。
- 慣れていない人は、後から慣れるわけではない。 5人のときに新しいやり方を覚えるのと、15人になってから全員で覚えるのでは、後者のほうがずっと大変です。
- 「今のやり方」が固まる。 業務が回っているうちは変えにくい。人が増えて忙しくなると、もっと変えにくい。
つまり「余裕ができたらやる」は、たいてい来ません。
先にやると得な3つ
1. 顧客情報の置き場所を1つにする
名刺、Excelの台帳、メールの署名、LINEの履歴。顧客情報が散らばっている状態は、人数が少ないうちなら半日で整理できます。Googleスプレッドシートやkintoneのようなツールにまとめておけば、人が増えても同じ場所に足すだけです。
10人を超えてから整理しようとすると、誰が正しい情報を持っているか分からなくなり、数週間かかります。
2. 請求書を電子で出す
月に10通しか出さない会社でも、電子化の手間は同じです。むしろ取引先が少ないうちに「今後はメールでお送りします」と伝えるほうが、100社に伝えるより楽です。控えの保管ルールも、書類が少ないうちに決めたほうが定着します。
3. ファイルをクラウドに置く
事務所のパソコン1台に大事なファイルが入っている状態は、そのパソコンが壊れた日に会社が止まります。Google WorkspaceやMicrosoft 365にファイルを置くのは、1人の会社でも月1,000円程度から始められます。人が増えたときに「アカウントを1つ足す」だけで済むのも、早く始める利点です。
「社員が慣れていない」への答え
慣れていないのは、社員ではなく「今の道具」に慣れているだけです。スマホでLINEが使える人なら、スプレッドシートもクラウドの共有フォルダも使えます。大切なのは、いきなり全部変えないこと。1業務ずつ、使い方を横で説明しながら移すと、ほとんどの会社は1か月で普通に使っています。
BULLCOM DXは、パソコン教室レベルの説明から始められることを強みにしています。「うちには早い」と思っている会社ほど、実は手を付けやすい状態です。
まとめ
- デジタル化は「余裕ができたら」ではなく、小さいうちにやるほど楽で安い
- 先にやる3つは、顧客情報の一元化・請求書の電子化・ファイルのクラウド化
- 社員が慣れていないのは今の道具にだけ。1業務ずつ移せば1か月で慣れる
「うちの規模で相談していいのか」と迷っている方こそ、いちばん効果が出ます。現状を聞かせてください。