「パソコンが立ち上がらない」「メールが急に送れない」「複合機がつながらない」。そのたびに、いちばんパソコンに詳しい社員が自分の仕事を止めて対応する。神戸・明石の中小企業で、私たちが毎週のように見ている光景です。
この記事では、社内にIT担当がいない会社が、トラブルのたびに困らなくなるための考え方と、実際にどんな体制を持てばよいかを説明します。
何が大変なのか
IT担当がいない会社のトラブル対応には、共通する3つのつらさがあります。
- 誰に聞けばいいか分からない。 パソコンはA社、ネット回線はB社、業務ソフトはC社。障害が起きても、どこに電話すべきかの切り分けから始まります。
- 詳しい社員の仕事が止まる。 「ちょっと見て」が積み重なり、月に何時間も本来の業務が削られます。しかも、その人が辞めたら誰も分からなくなります。
- ベンダーの提案が正しいか判断できない。 「サーバーを入れ替えましょう」「このプランがおすすめです」と言われても、本当に必要なのか、相場はいくらなのかが分かりません。
放っておくと、トラブルのたびに「とりあえず今回だけ」の対応が積み重なり、社内のIT環境が誰にも把握できない状態になっていきます。
解決策：「外部情シス」を月額で持つ
大企業には情報システム部門（情シス）があります。中小企業がそれを社員として雇うのは現実的ではありません。そこで、情シスの機能だけを外部に月額で持つ、という考え方があります。BULLCOM DXでは「DX顧問・情シス代行」として提供しています。
1. 相談窓口をひとつにする
パソコン・ネット・プリンタ・業務ソフト、どれのトラブルでも、まず同じ窓口に連絡する。切り分けと各ベンダーへの連絡は窓口側が引き受けます。社員は「困ったら電話する」だけで済みます。
2. 提案を「御社側の立場」で評価する
複合機や回線、システムの営業提案が来たとき、御社の立場で内容と金額を確認します。売る側ではなく、使う側の味方がいるかどうかで、IT関連の支出は大きく変わります。
3. 月に一度、環境を棚卸しする
どのパソコンが何年目か、どのソフトの契約がいつ切れるか、バックアップは取れているか。月次で状況を整理しておくと、トラブルの半分は「起きる前」に防げます。
費用感
BULLCOM DXの顧問プランは月額22,000円（税込）からです。電話・LINE・メールでの相談は回数無制限、リモートでの一次対応と月次の改善提案が含まれます。訪問サポートや設定作業の代行が必要なら、月額44,000円のプランが目安です。
社員1人がトラブル対応に月10時間使っているなら、その人件費だけで顧問料を上回ることが多いです。何より、「誰に聞けばいいか」を考える時間がなくなります。
まとめ
- IT担当がいない会社のトラブルは、「窓口の一本化」でほとんどが楽になる
- ベンダーの提案を御社側で評価する相手がいると、無駄な支出が減る
- 月次の棚卸しで、トラブルは「起きてから」ではなく「起きる前」に対処できる
「うちの規模で顧問なんて」と思う会社ほど、効果が出やすいサービスです。まずは現状のお困りごとを、そのままの言葉で聞かせてください。