社内のメールと共有フォルダをクラウドにしよう、と決めたとき、最初に迷うのが「Google Workspace か、Microsoft 365 か」です。どちらも月額1,000円前後から、メール・カレンダー・ファイル共有・ビデオ会議が揃います。
結論から言うと、10人規模の会社なら、社内で「Excelのマクロや複雑なWordの書式をどれだけ使っているか」で決まります。 この記事では、その理由と、他の3つの判断基準を説明します。
判断基準1：Officeファイルへの依存度
- Excelのマクロ、複雑な関数、Wordの差し込み印刷や凝った書式を日常的に使っている → Microsoft 365。デスクトップ版のExcel・Wordがそのまま使え、ファイルの互換性で悩みません。
- 表計算は簡単な集計程度、文書もシンプル → Google Workspace。スプレッドシートとドキュメントはブラウザで完結し、同時編集が得意です。
ここで決まることがほとんどです。
判断基準2：取引先とのやり取り
取引先からExcelやWordのファイルが頻繫に届き、それを編集して返す業務が多いなら、Microsoft 365のほうが安全です。Googleでも開けますが、書式がずれることがあります。逆に、自社から送るのはPDFが中心なら、どちらでも困りません。
判断基準3：費用
Google Workspace | Microsoft 365 | |
|---|---|---|
入門プラン | Business Starter 約950円/人・月 | Business Basic 約900円/人・月（ブラウザ版のみ） |
標準プラン | Business Standard 約1,900円/人・月 | Business Standard 約1,900円/人・月（デスクトップ版Office込み） |
10人なら、どちらも月1万〜2万円。差はほとんどありません。デスクトップ版のOfficeが必要なら、Microsoft 365の Standard が実質の選択になります。
判断基準4：管理の手間
Google Workspaceは設定画面がシンプルで、IT担当がいない会社でも管理しやすいです。Microsoft 365は機能が多いぶん設定項目も多く、最初の設計（誰がどのフォルダを見られるか、端末の管理など）を丁寧にやる必要があります。どちらも、多要素認証は必ず有効にします。
迷ったときの目安
- 製造・建設・士業で、見積や図面・帳票をExcel・Wordで作り込んでいる → Microsoft 365
- 店舗・サービス業・小規模事務所で、メールと共有フォルダと簡単な表が中心 → Google Workspace
- すでにGmailを個人で使っている人が多い → Google Workspace（移行の抵抗が少ない）
どちらを選んでも、大事なのは移行の前に決めておくこと（権限・フォルダのルール・移す順番）です。それは以前の記事で説明しています。
費用感
BULLCOM DXのクラウド移行支援は、どちらを選ぶかの相談から、アカウント設計、メールとファイルの移行、権限設定、テレワーク環境の整備までで、110,000円（税込）からが目安です。
まとめ
- Excel・Wordの使い込み度で決まる。マクロや複雑な書式が多ければ Microsoft 365
- 費用はほぼ同じ。管理の手間は Google のほうが軽い
- どちらでも、移行前のルールづくりと多要素認証は必須
今使っているファイルの種類を見せていただければ、どちらが合うかをその場で判断できます。