「そろそろサーバーの保守が切れますので、入れ替えをご提案します」。ある日、いつもの業者からこう言われる。金額は数百万円。必要なのかもしれないし、そうでないかもしれない。でも社内に判断できる人がいない。
中小企業のIT支出で一番大きな無駄は、この「判断できないまま契約する」ことで生まれています。この記事では、提案を受けたときに確認すべき5つの質問を説明します。
なぜ判断できないのか
- 提案の中身が専門用語で、何が変わるのか分からない
- 相場が分からないので、高いのか安いのか判断できない
- 「今のままだと危ない」と言われると、断りにくい
- 比較する相手がいない。付き合いのある1社の話しか聞いていない
業者が悪いわけではありません。売る側が売る側の都合で提案するのは当然です。問題は、買う側の立場で考える人がいないことです。
提案を受けたときの5つの質問
1. 「今のままだと、具体的に何が起きますか」
「危ない」「古い」ではなく、起きる事象を聞きます。保守切れなら「故障したときに修理部品が手に入らない」、OSのサポート切れなら「セキュリティ更新が止まる」。事象が具体的なら、それがいつ・どの確率で起きるかを考えられます。
2. 「入れ替え以外の選択肢はありますか」
サーバーの入れ替え提案に対しては、たいてい「クラウドに移す」という選択肢があります。ファイルサーバーならGoogle WorkspaceやMicrosoft 365、業務システムならクラウド版。多くの場合、入れ替えより安く、保守の心配もなくなります。この質問をして選択肢が出てこない業者は、その選択肢を売っていないだけかもしれません。
3. 「5年間の総額はいくらですか」
初期費用だけでなく、保守料・ライセンス料・次の入れ替えまでの期間を含めた総額で比べます。クラウドは月額が続きますが、5年で見るとサーバー購入＋保守と同じか安いことが多いです。
4. 「うちの規模で、これは標準的ですか」
10人の会社に、100人向けの構成が提案されていることは珍しくありません。「同じ規模の会社では、どんな構成が多いですか」と聞くと、過剰な部分が見えてきます。
5. 「見積を他社に見せてもいいですか」
嫌がる業者はまずいません。この一言で、業者側の見積の精度が上がります。そして実際に、第三者に見てもらいます。
第三者に見てもらう、という選択肢
5つの質問をしても、答えの妥当性を判断するには知識が必要です。そこで、売らない立場のIT担当を持つ、という方法があります。
BULLCOM DXの顧問プランでは、こうした提案書や見積を御社側の立場で確認し、「必要」「過剰」「別の方法がある」を説明します。私たちは機器を売っていないので、入れ替えを勧める理由がありません。実際に、数百万円のサーバー入れ替えが、月数万円のクラウド移行で済んだケースは何度もあります。
まとめ
- 「危ない」ではなく「何が起きるか」を聞く
- 入れ替え以外の選択肢と、5年総額を必ず確認する
- 判断できないなら、売らない立場の人に見てもらう。顧問料より、無駄な契約1件のほうが高い
提案書が手元にあるなら、無料相談の場でそのまま見ます。契約前に一度ご相談ください。