kintone（キントーン）の説明を読むと「業務アプリを作れる」「ノーコード」と書いてあります。でも、経理や事務を担当している人が知りたいのは、そこではありません。「今のExcelと何が違って、何が楽になるのか」です。
この記事では、Excelを毎日使っている人の目線で、5つの違いを説明します。
5つの違い
1. 同時に編集できる
Excelは、誰かが開いていると他の人は「読み取り専用」になります。kintoneは、何人が同時に開いて入力しても大丈夫です。「田中さんが開いてるから待って」がなくなります。
2. 入力の型が決まっている
Excelは、どのセルにも何でも入力できます。日付の列に「未定」と書けてしまう。kintoneは、項目ごとに「日付」「数字」「選択肢」と型が決まっているので、変な値が入りません。あとで集計するときに「この行だけ形式が違う」で止まることがなくなります。
3. 誰がいつ変えたかが残る
Excelは、上書き保存したら前の値は消えます。kintoneは、1件ごとに変更の履歴が残ります。「この金額、誰が変えた？」が分かります。
4. スマホで見られる・入力できる
Excelをスマホで開くのは現実的ではありません。kintoneは、外出先から顧客情報を見たり、現場で日報を入力したりできます。
5. 集計が自動で出る
Excelは、月末に別シートで集計を組むか、ピボットテーブルを更新します。kintoneは、入力した瞬間に担当者別・月別の一覧やグラフが更新されます。
Excelのままでよい業務
kintoneが万能というわけではありません。次の業務はExcelのままのほうが向いています。
- 1人だけが使う表（自分用の計算表、シミュレーション）
- 複雑な計算式や関数が中心のもの（原価計算、資金繰り表）
- 月に1回しか触らないもの
- 印刷して提出する定型の帳票（Excelのほうがレイアウトの自由度が高い）
kintoneに向く業務
逆に、次の条件に当てはまる業務は、kintoneに移すと楽になります。
- 複数人が同じ表を更新する（顧客台帳、案件一覧、問い合わせ管理）
- 1件ずつ追加していく性質のもの（日報、修理受付、見積依頼）
- 現場や外出先から入力したい
- 「今どうなってる？」を聞かれることが多い（進捗管理）
目安として、「Excelのファイル名に『共有』や『最新』が付いているもの」は、kintoneに向いています。
費用感
kintoneは1人あたり月額1,500〜1,800円程度。5人なら月1万円弱です。BULLCOM DXの脱Excel・業務アプリ構築は、業務のヒアリングからアプリ設計・構築・Excelからのデータ移行・操作説明までで165,000円（税込）からが目安です。
なお、kintoneに行く前の段階として、Googleスプレッドシートで「同時編集」だけを手に入れる方法もあります。その順番は前回の記事で説明しています。
まとめ
- kintoneとExcelの違いは、同時編集・入力の型・履歴・スマホ・自動集計の5つ
- 1人で使う表や複雑な計算はExcelのまま。複数人で1件ずつ足す業務はkintoneへ
- 「共有」「最新」がファイル名に付いているExcelが、移す候補
今お使いのExcelを見せていただければ、どれを移すべきか、その場でお答えします。