「詳しくないから、全部業者さんにお任せしました」。こう言う会社ほど、導入したシステムが使われていなかったり、毎月の費用だけが残っていたりします。
丸投げが悪いのではありません。任せ方に型がないのが問題です。この記事では、失敗する4つのパターンと、社内にIT担当がいなくても失敗しない頼み方を説明します。
失敗する4つのパターン
1. 「何を解決したいか」を決めずに頼む
「DXを進めたい」「業務を効率化したい」と頼むと、業者は自社が売れるものを提案します。結果、立派なシステムが入っても、現場の困りごとは変わっていない、ということが起きます。
2. 現場の人が一度も話に入っていない
社長と業者だけで決めて、実際に使う事務や店舗のスタッフが導入日に初めて画面を見る。使い方が業務に合わず、結局Excelに戻る。中小企業のシステムが使われなくなる原因の大半はこれです。
3. 契約の「名義」と「データの持ち主」を確認していない
クラウドサービスの契約を業者名義で結んでしまい、業者を変えたくなったときにデータを持ち出せない。ホームページのドメインを業者が持っていて、解約したら消えた。こうした話は本当に多いです。
4. 導入後の「使いこなす期間」が契約に入っていない
システムは入れた日がスタートです。ところが契約は「導入して終わり」になっていて、使い方の質問をすると別料金。聞きにくくなって、使わなくなります。
失敗しない頼み方：決める・任せる・確認する
自社で決めること（ここは丸投げしない）
- 困りごとを1つの文にする。 「請求書の印刷と郵送に月10時間かかっている」「電話予約で調理が止まる」。具体的であるほど、提案が的を外しません。
- 使う人を決めて、打ち合わせに同席させる。 社長でなく、毎日使う人です。
- 予算の上限と、いつまでに何ができていればよいか。
業者に任せること
- どのツールを使うか、どう設定するか、データをどう移すか。ここは専門家に任せてよい部分です。
- ただし「なぜそれを選んだか」の説明は求めます。説明できない提案は、選んだ理由がないということです。
確認すること（契約前に、必ず）
- 契約とアカウントは自社名義か。 データの所有権が自社にあるか
- 導入後のサポートは何が含まれるか。 質問は無料か、期間はいつまでか
- やめるときはどうなるか。 解約の条件、データの持ち出し方法
- 5年間の総額。 初期費用だけで比べない
この3つを紙に書いて渡すだけで、業者側の提案の質が上がります。「この会社は分かっている」と伝わるからです。
それでも判断できないとき
「確認すること」の答えが妥当かどうかを判断するには、やはり知識が要ります。そこで、売る側でない人に横にいてもらうという方法があります。BULLCOM DXの顧問プランは、業者との打ち合わせに御社側の立場で同席し、提案の妥当性を説明します。私たちは自社でツールを売っていないので、特定の製品を勧める理由がありません。
まとめ
- 失敗の原因は「困りごとを決めない」「使う人が不在」「名義を確認しない」「導入後が契約にない」の4つ
- 困りごと・使う人・予算は自社で決める。ツール選びと設定は任せる。名義・サポート・解約・総額は確認する
- 判断に自信がなければ、売らない立場の人を横に置く
契約前の提案書があれば、無料相談の場で一緒に見ます。「これ、頼んで大丈夫？」の段階でご相談ください。